Des trousses de conférence assemblées et livrées juste à temps
Des trousses pour plus de 350 participants, sourcées, personnalisées et montées d'avance, puis livrées en fret LTL dans la fenêtre que le lieu permettait.
La contrainte, c'était le calendrier
Une conférence a un fait immuable : la date. Ce client voulait que chaque participant reparte avec une trousse complète, un sac de marque contenant une bouteille, un carnet et une série d'articles promotionnels, et le centre de congrès avait sa propre contrainte. Un lieu d'événement n'est pas un entrepôt. Les trousses ne pouvaient pas arriver des semaines d'avance et traîner sur un quai de chargement; elles devaient entrer dans une fenêtre serrée, juste avant l'ouverture des portes.
C'est là qu'un travail de décoration devient un travail de logistique. Avec des trousses pour plus de 350 participants, il n'était pas question d'une pile de colis de messagerie; l'envoi est parti en fret LTL palettisé, c'est-à-dire un camion, un connaissement et un rendez-vous de livraison. Tout ce qui vient en amont, l'approvisionnement, la personnalisation et l'assemblage, doit se terminer selon un horaire calculé à rebours de ce rendez-vous.
| Programme | Trousses préassemblées pour participants de conférence |
| Ampleur | Des trousses pour plus de 350 participants |
| Contenu | Sac de marque, bouteille, carnet et articles promotionnels |
| Notre rôle | Approvisionnement, personnalisation, assemblage et livraison coordonnée |
| Livraison | Fret LTL palettisé, calé sur la fenêtre de réception du lieu |
| Installations | Assemblage et expédition depuis Kemptville, en Ontario |
Ce que nous avons pris en charge
- L'approvisionnement de chaque composant : le sac, la bouteille, le carnet et les articles promotionnels qui les remplissaient
- La personnalisation sur des produits et des méthodes de décoration différents, agencée pour que la trousse forme un tout
- L'assemblage dans nos installations : chaque trousse montée de la même façon, vérifiée avant d'être scellée
- Un plan de livraison calculé à rebours de la fenêtre de réception du lieu, coordonné avec l'horaire de la conférence
Pourquoi le fret juste-à-temps est la partie difficile
La plupart des projets d'exécution ont du jeu. Une trousse de conférence n'en a aucun. Si le fret arrive trop tôt, le lieu n'a nulle part où mettre un camion de palettes; les centres de congrès partagent leurs quais avec tous les autres événements qui s'installent la même semaine. S'il arrive trop tard, il n'y a pas de deuxième date. Et le LTL ajoute sa propre contrainte : contrairement aux colis, un envoi de fret se livre sur rendez-vous, alors la fenêtre se négocie d'avance avec le quai de réception et le transporteur doit s'y tenir.
Les trousses ont donc été assemblées, mises en boîte et palettisées dans nos installations pour survivre à la manutention de fret et arriver encore en état de trousses, le ramassage LTL a été réservé en fonction du rendez-vous de livraison plutôt que l'inverse, et quelqu'un a suivi l'envoi jusqu'au bout.
C'est la même discipline que nous appliquons à chaque projet d'assemblage, comprimée contre une échéance qui ne bouge pas. Les participants sont entrés, ont pris leur sac et n'y ont jamais pensé. C'est exactement le but.