Programme de reconnaissance des employés pour un grand transporteur national
Une boutique de reconnaissance privée adaptée aux systèmes et processus du client, avec exécution automatisée des jalons, entreposage géré et un catalogue développé en collaboration avec leur équipe RH.
Leur programme, notre plateforme et nos opérations
Quand vous avez des milliers d'employés répartis à travers le pays, reconnaître les gens de manière cohérente est un défi opérationnel. Jalons d'ancienneté, reconnaissance ponctuelle, cadeaux de retraite, trousses d'accueil. Chaque occasion nécessite le bon produit, décoré correctement, livré à la bonne personne, au bon moment. La plupart des équipes RH n'ont pas la capacité de gérer tout cela en plus de tout ce qu'elles ont déjà dans leur assiette.
Nous opérons l'ensemble du programme de reconnaissance des employés de ce client en tant que service géré. Le client achète l'inventaire et définit la stratégie de reconnaissance. Nous entreposons tout dans notre installation en Ontario, gérons la plateforme, traitons chaque commande et expédions aux employés partout au Canada. L'équipe RH reste concentrée sur la culture et les politiques pendant que nous prenons en charge les opérations quotidiennes.
C'est le même client dont nous opérons aussi la boutique publique de marchandises. Gérer les deux programmes nous donne une connaissance concrète de la marque, et ça paraît dans la qualité et la cohérence de l'expérience employé.
| Client | Un grand transporteur national |
| Programme | Boutique privée de récompenses et de reconnaissance des employés |
| Public cible | Employés internes à l'échelle nationale |
| Cas d'utilisation | Jalons d'ancienneté, reconnaissance ponctuelle, retraite, intégration, événements |
| Notre rôle | Personnalisation de la plateforme, entreposage, exécution et opérations du programme |
Une plateforme adaptée à leur façon de fonctionner
Dès le départ, on a configuré la plateforme pour coller à la structure organisationnelle du client, ses contrôles d'accès et ses processus de reconnaissance. Rien de générique là-dedans.
La boutique s'intègre directement au système d'identité d'entreprise du client. Comptes employés, rôles, permissions d'accès : tout se synchronise automatiquement. Quand quelqu'un se joint à l'organisation, change de rôle ou quitte, son accès se met à jour tout seul. Pas de gestion manuelle, pas de comptes oubliés, pas de demandes d'accès.
Reconnaissance basée sur des budgets. Les gestionnaires reçoivent un budget qu'ils dépensent via la plateforme. Ils parcourent les options, choisissent des articles dans les limites de leur allocation, et on s'occupe du reste. Le système suit les dépenses en temps réel, ce qui donne à l'équipe RH une vue claire sur l'utilisation à travers l'organisation.
La boutique est aussi organisée par type de reconnaissance : appréciation quotidienne, jalons d'ancienneté, ensembles de retraite. Chaque catégorie a son propre catalogue, ses règles d'admissibilité et son processus d'exécution. Un gestionnaire ne voit que ce qui s'applique à sa situation.
Le tout fonctionne en français et en anglais, conformément aux exigences linguistiques du client à travers le pays.
Capacités de la plateforme
- Intégration au répertoire d'entreprise pour le provisionnement et la désactivation automatiques des comptes
- Budgets de reconnaissance pour les gestionnaires avec suivi des dépenses en temps réel
- Catégories par niveaux, chacune avec son catalogue, ses règles d'admissibilité et son processus
- Fonctionnement entièrement bilingue en français et en anglais
- Rapports d'utilisation et d'engagement pour la direction RH, prêts à l'emploi
Comment la reconnaissance fonctionne concrètement
Le programme prend en charge plusieurs scénarios de reconnaissance, chacun avec son propre processus. Certains sont entièrement automatisés. D'autres sont pilotés par les gestionnaires via la boutique. Tous sont exécutés par notre équipe.
Pour les jalons d'ancienneté, le client nous envoie un fichier mensuel des dates à venir. On prépare et on expédie automatiquement les cadeaux appropriés au gestionnaire de chaque employé à travers le pays. La reconnaissance arrive dans les temps, à chaque fois. Personne au bureau du client n'a besoin de suivre les dates ni de coordonner les envois. Les retraites fonctionnent pareil : le client nous envoie la liste avec les adresses personnelles, on expédie les ensembles-cadeaux directement chez chaque retraité. Un transfert d'information, c'est réglé.
Pour la reconnaissance ponctuelle, les gestionnaires se connectent à la boutique, choisissent un cadeau dans les limites de leur budget, et passent commande. On prépare, on emballe, on expédie. L'employé reçoit un cadeau de marque bien emballé, et le budget du gestionnaire se met à jour automatiquement.
Les nouvelles recrues reçoivent une trousse d'accueil de marque, assemblée et expédiée avant ou le jour de leur entrée en fonction. Vêtements, accessoires, carte de bienvenue : tout est inclus.
Ce que nous gérons
- Envoi automatisé des cadeaux de jalons à partir de fichiers mensuels
- Les cadeaux de retraite sont expédiés directement au domicile de chaque retraité
- Reconnaissance ponctuelle pilotée par les gestionnaires, avec suivi budgétaire intégré
- Trousses d'accueil assemblées et expédiées avant le premier jour
- Tout l'inventaire entreposé dans notre installation en Ontario, prêt pour l'exécution nationale
- Contrôle qualité et emballage soigné sur chaque envoi
Pourquoi c'est mieux qu'une gestion interne
Beaucoup d'organisations essaient de gérer la reconnaissance à l'interne. Feuilles de calcul pour suivre les jalons, commandes manuelles dans des catalogues de promo, quelqu'un dans l'équipe qui « s'occupe du merch ». Ça tient un bout, puis les failles apparaissent. Un article arrive en retard, la qualité varie, quelqu'un reçoit la mauvaise taille, un employé en télétravail est oublié. Le programme censé motiver le monde devient une source de frustration.
Un modèle de service géré résout ce problème. Le client achète l'inventaire selon ses conditions. Nous l'entreposons, maintenons la plateforme, automatisons ce qui peut l'être et nous occupons de chaque détail d'exécution pour que l'équipe RH puisse se concentrer sur la stratégie de reconnaissance, pas sur la logistique.
Puisqu'on opère aussi la boutique publique de marchandises de ce client, on apporte une connaissance concrète de la marque au programme employés. Le catalogue interne ne donne pas l'impression d'être un ajout de dernière minute. Il fait partie de la marque, tout simplement, parce que c'est la même équipe qui développe les deux programmes avec les mêmes standards.
Ce que le client garde sous son contrôle
- Stratégie et politiques de reconnaissance
- Décisions d'achat d'inventaire
- Sélection des cadeaux et orientation du catalogue (avec nos conseils)
- Allocations budgétaires pour les gestionnaires
- Données sur les jalons et les retraites
Ce que nous retirons de leur assiette
- La plateforme, de la configuration initiale à la maintenance continue
- Entreposage, suivi d'inventaire et réapprovisionnement
- Chaque commande traitée et expédiée à l'échelle nationale
- Envoi automatisé des cadeaux de jalons et de retraite
- Approvisionnement, décoration et contrôle qualité
- Opérations bilingues de la boutique
Les chiffres depuis le lancement
Depuis le lancement du programme de récompenses pour les employés à la fin de 2024, entièrement géré depuis notre installation en Ontario. Une commande moyenne compte ici plus de 20 articles, parce qu'une grande partie du volume part en lots de jalons et en trousses d'accueil plutôt qu'en cadeaux individuels.
Ce programme fonctionne en parallèle de notre boutique publique de marchandises pour le même client. Ensemble, les deux programmes ont traité plus de 1 800 commandes et expédié près de 24 000 articles depuis une seule installation, avec une seule équipe.