Planifier votre programme de marchandise scolaire d'automne : commencez maintenant

Les écoles qui attendent jusqu'en août finissent par courir, précipitant les approbations de produits, se contentant d'options limitées et manquant la fenêtre de rentrée scolaire quand les parents sont les plus disposés à acheter. Les écoles qui planifient au printemps obtiennent de meilleurs prix, plus de choix et un début d'année plus serein.

Ce guide vous accompagne à travers un échéancier pratique, des idées de produits, des conseils budgétaires et quelques éléments que la plupart des écoles oublient de planifier jusqu'à ce qu'il soit trop tard.

Échéancier : quand commencer quoi

Voici un échéancier de planification idéal qui répartit le travail sur le printemps. Mais voici l'essentiel : une fois que votre école a son logo, ses couleurs et une idée de ce que vous voulez offrir sur la boutique (gamme de prix, modèle de collecte de fonds, sélection de produits), nous pouvons vous rendre opérationnels en une à deux semaines. L'échéancier ci-dessous ne reflète pas le temps que ça nous prend. Il donne à votre équipe le temps de prendre des décisions à un rythme confortable, sans la pression d'une échéance imminente.

Mars - avril : poser les bases

• Décidez si vous lancez un nouveau programme de marchandise ou si vous renouvelez un programme existant
• Rassemblez les fichiers du logo de votre école (le format vectoriel est idéal, mais nous pouvons travailler avec ce que vous avez)
• Communiquez avec votre partenaire en marchandise pour discuter des options et des prix
• Si vous envisagez une boutique en ligne hébergée, c'est le moment d'entamer cette conversation

Mai : finaliser votre gamme de produits

• Sélectionnez les produits que vous souhaitez offrir pour l'automne : vêtements d'esprit, articles promotionnels et tout article pour l'orientation ou la trousse de bienvenue des maternelles
• Approuvez les emplacements de logo, les couleurs et les méthodes de décoration
• Confirmez les prix et examinez toute structure de collecte de fonds

Juin : approuver et préparer

• Examinez et approuvez votre boutique en ligne ou votre formulaire de commande avant les vacances d'été
• Préparez le matériel promotionnel : un encart pour l'infolettre, un dépliant pour le courrier de sac d'école et des visuels pour les réseaux sociaux
• Passez les commandes en lot pour les articles qui doivent être prêts dès le premier jour (trousses de bienvenue pour les maternelles, cadeaux d'orientation)

Juillet - août : production et mise en place

• Votre partenaire en marchandise produit les articles en lot et finalise la boutique en ligne
• Le matériel promotionnel est prêt à être distribué dès la première semaine d'école

Septembre : lancement

• Partagez le lien de la boutique avec les familles durant la première semaine d'école
• Distribuez les articles précommandés lors des événements d'orientation
• Laissez le programme fonctionner. Votre partenaire gère les commandes, la production et l'expédition à partir d'ici

Commencer tôt donne à votre équipe le temps de prendre des décisions réfléchies sans précipitation. Mais quand vous êtes prêts, la mise en place de la boutique est rapide. Une fois que vous nous donnez le feu vert avec votre logo, vos couleurs et vos préférences de programme, votre boutique peut être en ligne en aussi peu que deux semaines.

Quoi inclure dans votre gamme de marchandise d'automne

Les meilleurs programmes de marchandise scolaire offrent une sélection ciblée que les familles veulent réellement, pas un catalogue écrasant de cinquante articles.

Les essentiels des vêtements d'esprit

• Kangourous et chandails à col rond : les meilleurs vendeurs dans presque toutes les boutiques scolaires, et indispensables pour l'automne canadien
• T-shirts : t-shirts à col rond à manches courtes en tailles jeunesse et adulte, parfaits pour les journées d'esprit et l'éducation physique
• Tuques : les tuques en tricot brodées sont incontournables pour les écoles canadiennes, et elles se vendent régulièrement d'octobre à mars

Articles scolaires du quotidien

• Bouteilles d'eau : les bouteilles réutilisables avec le logo de l'école sont pratiques et populaires auprès des élèves et des parents
• Crayons et règles : des articles de marque abordables qui fonctionnent bien comme cadeaux de classe ou de bienvenue
• Sacs à cordon : utiles pour les vêtements de gym, les livres de bibliothèque ou les sorties scolaires

Une sélection de huit à douze produits est généralement le juste milieu. C'est assez de variété pour plaire à différentes familles, sans que ce soit écrasant.

Nouveaux élèves de maternelle et orientation d'automne

L'entrée en maternelle est un grand moment pour les familles, et l'une des meilleures occasions de bâtir l'esprit d'école dès le début. De nombreuses écoles accueillent les nouveaux élèves de maternelle avec un petit article de marque comme un t-shirt, un sac à cordon ou une simple trousse de bienvenue.

Si votre école accueille de 40 à 80 nouveaux élèves de maternelle chaque année, une commande en lot d'articles de bienvenue est économique et fait une réelle impression. Un t-shirt de marque aux couleurs de l'école, accompagné d'un crayon et d'une lettre de bienvenue, crée un sentiment d'appartenance dès le premier jour.

Ces commandes doivent être passées au plus tard en juin pour que les articles soient prêts pour l'orientation de septembre. Intégrez les trousses de bienvenue dans votre échéancier et votre budget de printemps dès le début.

Envisagez une boutique en ligne hébergée

Si votre école a géré les vêtements d'esprit avec des formulaires de commande papier, la collecte d'argent comptant et la distribution triée par des bénévoles dans le gymnase, il y a une façon plus simple.

Une boutique en ligne hébergée est une boutique de marchandise scolaire entièrement gérée, construite, approvisionnée et exploitée par votre partenaire en marchandise. Les familles parcourent et achètent en ligne, les produits sont expédiés directement à leur domicile, et l'école ne touche ni à l'inventaire, ni aux paiements, ni à la distribution.

Comment cela fonctionne avec Ladybug Designs :

• Nous construisons et hébergeons la boutique en utilisant le nom, le logo et les couleurs de votre école
• Il n'y a aucun coût pour l'école. La mise en place, l'hébergement et la gestion sont inclus
• Les parents commandent en ligne et reçoivent les articles à domicile avec l'expédition standard
• Votre école gagne un pourcentage des ventes nettes, généralement cinq pour cent, déposé directement dans le compte de votre école ou de votre conseil de parents
• La boutique peut fonctionner toute l'année ou pendant des périodes de commande spécifiques, selon votre choix

Ce modèle est particulièrement utile pour les écoles qui manquent de bénévoles pour gérer les ventes de marchandise traditionnelles. Pas de boîtes à trier, pas d'argent à collecter, pas d'enveloppes à envoyer à la maison. La boutique fonctionne tranquillement en arrière-plan, et les familles magasinent quand cela leur convient.

Considérations bilingues

Pour les écoles qui fonctionnent en anglais et en français, que vous soyez une école d'immersion française, un programme à double voie ou que vous fassiez partie d'un conseil scolaire francophone, l'exécution bilingue est facile à négliger si votre partenaire en marchandise n'en a pas l'expérience. Voici ce qu'il faut considérer :

• Les descriptions de produits et les guides de tailles devraient être disponibles dans les deux langues si votre communauté de parents s'y attend
• La navigation de la boutique et le processus de paiement devraient être naturels en anglais comme en français
• Le matériel promotionnel, y compris les dépliants, les encarts d'infolettre et les formulaires de commande, pourrait devoir être fourni dans les deux langues

Chez Ladybug Designs, nous travaillons avec des conseils scolaires francophones et anglophones en Ontario et au Québec. Que votre école ait besoin d'une boutique en anglais, d'une boutique en français ou d'une boutique bilingue, nous pouvons accommoder cela dès le départ.

Si vous faites partie d'un conseil scolaire ou d'un conseil qui dessert les familles francophones, mentionnez-le tôt pour que le soutien bilingue soit intégré dès le premier jour plutôt qu'ajouté après coup.

Articles de graduation pour le printemps : commandez à l'automne

C'est l'élément que la plupart des écoles oublient. Au moment où la planification de la graduation commence sérieusement, généralement en février ou mars, les délais sont serrés et tout le monde est occupé avec les activités de fin d'année.

Si votre école a une graduation de huitième année, une cérémonie de douzième année ou une célébration de transition maternelle-jardin, planifiez votre marchandise de graduation à l'automne quand vous mettez en place votre programme général.

Articles auxquels penser tôt :

• T-shirts ou kangourous de graduation avec l'année et le nom de l'école
• Articles commémoratifs comme des porte-clés, des tasses ou des cadres photo
• Articles personnalisés pour les cadeaux au personnel ou la reconnaissance des bénévoles

En incluant les articles de graduation dans votre planification d'automne, vous verrouillez les prix, évitez les frais de production urgente et donnez à votre comité de graduation un souci de moins au printemps.

Conseils budgétaires

Les budgets scolaires sont serrés et les portefeuilles des parents ne sont pas illimités. Un bon programme de marchandise trouve l'équilibre entre la qualité et des prix que les familles peuvent confortablement se permettre.

Gardez des prix accessibles pour les parents

Un kangourou à quarante dollars se vendra à certaines familles. Un kangourou à vingt-huit ou trente-deux dollars se vendra à beaucoup plus de familles. Travaillez avec votre partenaire en marchandise pour trouver des produits qui ont fière allure sans dépasser ce que votre communauté est à l'aise de payer.

Utilisez les prix de lot quand c'est pertinent

Pour les articles dont vous avez besoin en quantité, comme les trousses de bienvenue de maternelle, les cadeaux d'orientation et les chandails du personnel, les prix de lot réduisent considérablement les coûts unitaires. Une commande de cinquante t-shirts n'a pas le même prix qu'une commande de douze.

Laissez le pourcentage de collecte de fonds compenser vos coûts

Si vous utilisez un modèle de boutique hébergée avec un pourcentage de collecte de fonds intégré, ce cinq pour cent des ventes nettes s'accumule au fil d'une année scolaire complète. Certaines écoles l'utilisent pour financer les trousses de bienvenue ou les articles de graduation de l'année suivante, créant un cycle autosuffisant.

Commencez petit, grandissez ensuite

Vous n'avez pas besoin de lancer avec vingt produits. Commencez avec six à huit articles de base, voyez comment votre communauté réagit et élargissez plus tard. Un lancement plus petit et ciblé est plus facile à promouvoir et à gérer.

Prêt à commencer la planification?

Si vous êtes directrice, directeur, administratrice, administrateur ou membre du conseil de parents et que vous pensez à la marchandise d'automne, la planification peut commencer quand vous êtes prêts. Les écoles qui s'y prennent d'avance ont plus de temps pour explorer les options, comparer les produits et impliquer les bonnes personnes dans les décisions. Mais si votre logo est prêt et que vous savez ce que vous voulez, nous pouvons mettre votre boutique en ligne en aussi peu que deux semaines.

Nous serions ravis de vous aider à vous organiser. Découvrez nos solutions de marchandise scolaire ou communiquez avec notre équipe pour commencer à planifier votre programme d'automne.